知らないと損をする、小さな企業での情報共有最適化
この５月からリバネスも第９期に入る。
僕の仕事は、Webがらみやシステム周りが多かったりするのだけれど、この半年でいろんな最適化を行ってきたので書いておく。
最初に、僕を悩ませていたことは
・メールサーバの容量限界
・情報共有の簡易化
・ファイル共有の簡易化
社内情報の共有
社内では大きく分けて
・ファイルサーバ
・FTPサーバ
・メール／メーリングリスト
・社内SNS
・社内Wiki
を使って情報管理をしていた。その中でも社内Wikiの変遷である。
初期：pukiwiki:http://pukiwiki.sourceforge.jp/
とても簡単なWikiシステム。DBを使わずインストールが楽。
社内にWikiって何？な人も多かったので手始めに採用。
議事録の共有などに利用。
中期：mindtouch dekiwiki：http://developer.mindtouch.com/Deki_-_Japanese
とても良くできたWikiだと個人的には思っている。
社内サーバにインストールして活用。
ただ、日本語版は不具合がいくつかあった。具体的にいうとファイル添付の不具合とか。解決しなかったんだけど、今はどうなっているだろうか。
現在：GoogleAppsでのGoogleサイトを利用
結論として何がいいたかったかというと、GoogleAppsにリプレースしてしまったということ。
メールもGmailへと移行。
AppsについてくるGoogleサイトでの情報共有はかなり楽だ。
今までWiki運用をしていたからこそであると思うが、かなり自由に使いこなしていっている感がある。
中小企業での情報管理は、きっと誰かが頭を悩ませていると思う。最近流行のクラウド化は、コスト面でも優位性があるし、小さな企業体であればあるほど有用なのではないかと感じます。
GoogleAppsでいえば、Gmail、Googleドキュメント、Googleサイト、GoogleTalkの利用で情報共有は格段に早くなる。
いつでもどこでも情報にアクセスできる状態というのはとても好ましいです。（もちろん各自のリテラシー向上および、モバイル端末からのアクセスにパスをかけるなどの基本的な使い方は教える必要がありますが）
これを利用することにより
管理者的な悩みを解決
・メールサーバの容量を気にする必要がなくなった
・サーバダウンを気にする必要がなくなった
・教育のハードルが低い（簡単に使えるサービスばかり）
ユーザとしての悩みを解決
・情報共有が楽になった
・共同作業が楽になった
・情報へのアクセスが楽になった
とにかく利点が多かった半年だったような気がします。
悩んでいる管理者の皆さん。コストと相談して利点をアピールすべきかもよ。少なくとも僕はこれでだいぶ時間コストを削減できました。