SugerSync500GBを契約して社内に導入してみた
2012/08/15
ベンチャー企業の情報シェアリング術！
というコーナーはこのブログにはありませんが、そんな話です。
今回の震災で、一つ困ったことがありました。
ロッカーが倒れてきたことの影響で、社員PCが壊れたんですね。
現在進行形のファイルを取り出すのに苦労しました。
突如PCがオシャカになることで、仕事が止まります。
それって、別に災害時のみではない話なので、そろそろ本気で対応しなきゃなぁと思って考えた対策だったりします。
読者としてメリットがありそうな人
社員50名程度の企業で、事業所が各地にあってデータ共有どうしようとか思ってる人
現在の社内の情報シェア環境
中央にファイルサーバを設置しています
ここにすべてのデータを集約することで共有をするようにしています
VPNの設定はしていない（スタッフがその辺詳しくない事を理由にやってません）ので、本社外の人はLAN経由でファイルサーバへのアクセスは出来ません
対策しなければならないこと
突然何かがあったときに、現在進行形のファイルが取り出せないという状況の回避
地方事業所のメンバーからのファイル共有を簡単に出来るように
簡単な解決案をSugerSyncで
現在のリバネスのスタッフ数は40人です。
現在進行形で触ってるファイルのデータ量はどの程度だろうと考えたとき、一人10GBも割り当てがあれば余裕だろうなと考えました。
逆に、それ以上になる人は、何かを抱えすぎなのです。
データの許容量に問題が出るようなら、生活を考え直しなさいという御触れをだそうかと思っていました。
もっと身軽になって仕事をしたほうが機動力があがる！
ってね。
結果的には問題なかったんですけど、SugerSyncの500GBを一つ契約(\33,600) しました。
これを社員全員で共有します。
各ユーザーにSugerSyncの設定をしてもらうだけではい完成。
なぜSugerSyncなのか
DropBoxではない理由は、同期フォルダを選択できること。
容量が大きいことの2点ですね。
使ってるファイルをいちいちサーバにドラッグするのは、正直めんどうですし、災害時のように急なハプニングには対応できません。フォルダ内で作業していれば、自動的に同期出来るというのが、SugerSyncやDropBoxを利用するメリットです。
まだ使ったことが無い人はここからアカウント設定 すると、容量が増えます！（僕の容量も増えます）
SugerSyncの設定はどうするのか
デスクトップに自分の名前のフォルダを作ってもらい、進行形で動いているファイルはすべてその中にぶちこむように指示をします。それだけ。
そうすると、こんな感じで登録されたPCがリストになって並びます
共有先にセンターサーバを設定してバックアップ
ここで設定された各PCからのファイルを、すべてセンターサーバ内にコピーされるように設定します。
これで、LANにアクセス出来る人はいちいちSugerSync経由でファイルにアクセスする必要はありません。
この設定は、する必要もそもそも無いかも知れませんが、万が一SugerSyncが壊れた際のバックアップになりますのでやっておいたほうがいいかなと思います。
年度末にファイルの棚卸をすることで業務効率のアップを
500GBとはいえ無限ではないので、きっとそのうち容量の限界を迎えるでしょう。
そのままファイルを突っ込み続ければ。
それを避けるために、年度末にファイルの棚卸をさせるようにします。
終わった仕事のファイルについては、すべてセンターサーバ内に移動します。
LAN経由で良いと思います。アーカイブのフォルダでも作ってその中に入れましょう。
それで、過去のあれこれとおさらばです。すっきりした頭で今年度の仕事に向き合えます。
プロジェクトが立ち上がったときにもSugerSyncを
これは便利かなと思ったのは、プロジェクトチームが結成された際に、一つフォルダを設け、その中に全データを突っ込み、各PCで共有をかけるだけで、プロジェクトで利用しているファイルがすべて同期されます。
仕事が完了したら、データをそのままセンターサーバに放りこんでSugerSyncからは削除。管理も楽ちんですね。
セキュリティ面についての対策
クラウドで色んな所からファイルにアクセス出来るようになると、考えなければならないのはセキュリティ対策です。
社外でファイルにアクセスするノートPCについては、HDDを暗号化。パスワードロックをかけることで、本人以外がデータにアクセス出来ないように徹底しました。
iPhoneからSugerSyncアプリでもアクセスできるのですが、iPhoneのストレージって暗号化できるのかな？とりあえず、ここが解決するまではアプリの利用は保留。
SugerSync自体も、通信はSSL、クラウドのデータもAESで暗号化してあるようです。
今のところ、一番怖いのは、人為的な漏洩かなとか思います。
こんな感じで、社内にクラウド環境を設定してみました。こういったファイル同期サービスは、意識せずに使えることだなぁと思います。
とりあえず、運用が始まってまだ数週間ですが、現在のところ問題はなさそうです。
ファイルのバックアップはできるし、機動力もあがります。ちょっと便利だなぁ。
落とし穴とか、この辺どう考えてるの？とか、アドバイスとか、あったら気軽にお願いしますー！！！
とりあえず、現状のシェアでしたとさ。
情報のアップデートがそのうちできたらいいなと思ってます。